Algemene voorwaarden

01Aanbieder en toepasselijkheid

PLANIXA is een softwareproduct van Safe Web Innovations, een eenmanszaak ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 87733625, gevestigd aan Sterremuurpad 6, 6841 CP Arnhem. Dit is een bedrijfsadres, geen bezoeklocatie.

Deze voorwaarden gelden voor zakelijke overeenkomsten betreffende PLANIXA en de daarbij overeengekomen diensten. De klant is de onderneming of zelfstandig beroepsbeoefenaar die de overeenkomst sluit; gebruikers handelen namens de klant.

Inkoopvoorwaarden van de klant worden uitdrukkelijk afgewezen. Afwijkingen gelden uitsluitend wanneer zij schriftelijk zijn overeengekomen. Specifieke schriftelijke afspraken gaan voor. Bij tegenstrijdigheid over persoonsgegevens gaat de verwerkersovereenkomst voor.

Wanneer een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen gelden.

02Overeenkomst, pakketten en proefgebruik

De overeenkomst ontstaat door schriftelijke aanvaarding van een aanbieding of een bevestigd bestelproces waarbij deze voorwaarden vooraf beschikbaar zijn gesteld. De klant staat ervoor in dat degene die de overeenkomst sluit bevoegd is.

De aanbieding bepaalt het pakket, de prijs, de looptijd en de aanvullende diensten. Alleen uitdrukkelijk overeengekomen functionaliteiten behoren tot de dienstverlening.

Aangekondigde ontwikkelingen, demonstraties en toekomstplannen zijn geen leveringsgarantie. Een demo of proefperiode leidt alleen tot een betaald abonnement na uitdrukkelijke instemming van de klant.

03Looptijd, jaarcontracten en opzegging

Zonder afwijkende schriftelijke afspraak geldt een maandabonnement voor onbepaalde tijd met een opzegtermijn van één maand.

Een jaarcontract wordt uitsluitend aangegaan wanneer beide partijen schriftelijk instemmen met een looptijd van twaalf maanden. De ingangsdatum en de einddatum worden in de offerte of overeenkomst vastgelegd.

Tussentijdse beëindiging van een jaarcontract is uitsluitend mogelijk met schriftelijke instemming van beide partijen, behoudens wettelijke gronden voor ontbinding of beëindiging. Zonder overeengekomen eerdere beëindiging blijven de betalingsverplichtingen gedurende de contractperiode bestaan.

Na afloop eindigt het jaarcontract, tenzij partijen schriftelijk verlenging of voortzetting overeenkomen. Opzegging kan via info@safewebinnovations.nl of een daarvoor beschikbare accountfunctie.

Bij een wezenlijke tekortkoming kan de andere partij de overeenkomst beëindigen nadat een schriftelijk geboden redelijke hersteltermijn ongebruikt is verstreken, tenzij herstel onmogelijk is.

Bij reguliere opzegging blijven bedragen verschuldigd tot het einde van de overeenkomst. Vooruitbetaalde bedragen voor die periode worden niet gerestitueerd. Geheimhouding, intellectuele eigendom en reeds ontstane betalingsverplichtingen blijven na beëindiging gelden.

04Gebruik en verantwoordelijkheid van de klant

De klant ontvangt gedurende de overeenkomst een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de eigen bedrijfsvoering.

De klant is verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van ingevoerde gegevens, bevoegde gebruikers en passende toegangsrechten. Gebruikers houden inlogmiddelen vertrouwelijk en melden vermoedelijk misbruik direct.

Onrechtmatig gebruik, onbevoegde toegang, schadelijke software en verstoring van de dienstverlening zijn verboden. De klant zorgt voor geschikte apparatuur, internet en actuele ondersteunde browsers.

PLANIXA ondersteunt de bedrijfsvoering, maar vervangt geen juridisch, fiscaal, medisch of cao-advies. De klant controleert roosters, uren, vergoedingen, facturen, rapportages en toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Bij rapportverzending en externe koppelingen controleert de klant de instellingen, ontvangers en rechtmatigheid van het delen van gegevens. Voorbereiding van een aanvraag garandeert geen goedkeuring door een instantie.

05Dienstverlening, onderhoud en doorontwikkeling

Safe Web Innovations voert de dienstverlening zorgvuldig uit op basis van een inspanningsverplichting, tenzij schriftelijk een specifieke resultaatsverplichting is overeengekomen. Ononderbroken beschikbaarheid, foutloze werking en geschiktheid voor ieder gebruiksdoel worden niet gegarandeerd.

Onderhoud, updates en beveiligingsmaatregelen kunnen tijdelijke beperkingen veroorzaken. Bij voorzienbaar onderhoud met wezenlijke gevolgen informeren wij de klant waar redelijkerwijs mogelijk vooraf.

Wij mogen PLANIXA verbeteren en aanpassen. Wanneer overeengekomen kernfunctionaliteit wezenlijk wordt beperkt, informeren wij de klant en zoeken wij een redelijke oplossing.

Koppelingen en externe diensten zijn mede afhankelijk van derden. Dat neemt onze eigen overeengekomen verplichtingen niet weg. Extra afspraken over beschikbaarheid, ondersteuning of herstel gelden alleen wanneer zij schriftelijk zijn vastgelegd.

Als jonge onderneming investeren wij doorlopend in professionalisering, praktijkervaring, klantfeedback en technische verbetering. Deze ontwikkelfase doet niets af aan wettelijke verplichtingen en afspraken met klanten.

Informatiebeveiliging heeft de hoogste prioriteit. Relevante risico’s en nieuwe technieken worden zorgvuldig beoordeeld; passende verbeteringen worden doorgevoerd op basis van risico, noodzaak en technische haalbaarheid.

Een traject richting ISO 27001 staat op onze ontwikkelagenda. Safe Web Innovations en PLANIXA zijn momenteel niet ISO 27001-gecertificeerd. Dit is geen toezegging van certificering of nieuwe functionaliteit op een bepaalde datum.

06Prijzen, kortingen en betaling

Prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Abonnementskosten worden vooraf gefactureerd; de betalingstermijn is veertien dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders afgesproken.

Maatwerk, migratie en aanvullende werkzaamheden kunnen na voorafgaande afstemming afzonderlijk worden berekend. Kortingen gelden alleen voor de schriftelijk beschreven periode en voorwaarden; daarna geldt het overeengekomen reguliere tarief.

Bij te late betaling kunnen wettelijke handelsrente en wettelijk toegestane incassokosten verschuldigd zijn. Na een schriftelijke waarschuwing en redelijke hersteltermijn mogen wij de toegang bij uitblijvende betaling opschorten.

Prijswijzigingen worden minimaal dertig dagen vooraf aangekondigd. Bij een maandabonnement kan de klant vóór de ingangsdatum opzeggen tegen die datum. Binnen een vaste contractperiode gelden wijzigingen alleen voor zover vooraf overeengekomen of alsnog schriftelijk aanvaard.

07Klantgegevens, export en back-ups

De klant behoudt zijn rechten op aangeleverde gegevens. Wij gebruiken deze voor de overeengekomen dienstverlening, wettelijke verplichtingen en rechtmatige daarmee samenhangende doeleinden.

Beschikbare Excel- en CSV-exports zijn administratieve kopieën. Zij bevatten niet automatisch alle gegevens en bijlagen en vervangen geen herstelback-up.

De beschikbare eigenaarback-up is een handmatige, versleutelde download van toegankelijke databasetabellen en bestandsopslag binnen de technische grenzen van die functie. Deze is geen volledige hostingkopie. Broncode, domeinen, hostingconfiguratie en oorspronkelijke geheime sleutels vallen daarbuiten.

Deze voorwaarden bieden geen garantie op automatische dagelijkse back-ups, een maximale hoeveelheid gegevensverlies of een vaste hersteltermijn. Aanvullende back-up- en herstelafspraken worden schriftelijk vastgelegd.

De klant bewaart eigen exports, bestanden en wachtwoorden veilig. Teruggave en verwijdering van persoonsgegevens worden geregeld in de verwerkersovereenkomst. Aanvullende migratie wordt vooraf afgestemd.

Betalingsgeschillen doen geen afbreuk aan wettelijke verplichtingen tot teruggave van persoonsgegevens.

08Privacy en vertrouwelijkheid

Partijen behandelen vertrouwelijke informatie vertrouwelijk, behoudens noodzakelijke verstrekking voor uitvoering of een wettelijke verplichting.

Voor verwerking van persoonsgegevens namens de klant worden afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. De klant zorgt voor een geldige grondslag, informatie aan betrokkenen en noodzakelijke, rechtmatige invoer.

Safe Web Innovations blijft verantwoordelijk voor de wettelijke verplichtingen die op haarzelf rusten. De privacyverklaring beschrijft onze verschillende rollen en de betrokken technische diensten.

09Intellectuele eigendom en klantreferenties

Rechten op PLANIXA, software, ontwerpen, documentatie en door ons ontwikkelde onderdelen blijven bij Safe Web Innovations of haar licentiegevers.

De klant mag deze onderdelen niet doorverkopen, openbaar maken of kopiëren buiten het toegestane gebruik, behoudens wettelijke uitzonderingen.

Voor publicatie van een klantverhaal, aanbeveling of gebruik van naam en logo voor marketing vragen wij vooraf toestemming.

10Aansprakelijkheid

Bij een toerekenbare tekortkoming informeert de klant ons schriftelijk en biedt, voor zover herstel mogelijk is, een redelijke hersteltermijn.

Voor zover wettelijk toegestaan is onze aansprakelijkheid beperkt tot directe schade en maximaal het bedrag dat de klant in de twaalf maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de betreffende dienstverlening heeft betaald, met een maximum van € 5.000. Samenhangende gebeurtenissen gelden als één gebeurtenis.

Directe schade omvat redelijke kosten voor vaststelling van oorzaak en omvang, herstel van onze tekortkoming en beperking van directe schade.

Aansprakelijkheid voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen en bedrijfsstagnatie, wordt uitgesloten voor zover wettelijk toegestaan.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de eigenaar of waar dwingend recht beperking verbiedt. Zij beperken evenmin wettelijke rechten van betrokkenen onder de AVG.

De klant meldt schade zo spoedig mogelijk na ontdekking en neemt redelijke maatregelen om verdere schade te beperken. Het bestaan van een verzekering is geen garantie dat ieder risico is verzekerd.

11Overmacht

Bij overmacht worden getroffen verplichtingen opgeschort zolang nakoming redelijkerwijs onmogelijk is. Een leveranciersstoring of cyberincident is niet automatisch overmacht; bepalend is of de tekortkoming volgens de wet aan ons kan worden toegerekend.

Duurt de overmacht langer dan zestig dagen, dan kan ieder van partijen het getroffen deel schriftelijk beëindigen. Voor niet geleverde, vooruitbetaalde dienstverlening vindt evenredige verrekening plaats.

12Toepasselijk recht, wijzigingen en contact

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Gelderland, voor zover wettelijk toegestaan. Partijen proberen eerst in overleg een oplossing te bereiken.

Een nieuwe versie van deze voorwaarden geldt niet automatisch met terugwerkende kracht. Voor bestaande overeenkomsten is de aanvaarde versie leidend, tenzij een wijziging rechtsgeldig is overeengekomen.

Safe Web Innovations · Sterremuurpad 6, 6841 CP Arnhem · KvK 87733625 · info@safewebinnovations.nl · +31 (0)6 15 0330 59.