Privacybeleid

01Wie wij zijn en onze verschillende rollen

PLANIXA is een softwareproduct van Safe Web Innovations, een eenmanszaak aan Sterremuurpad 6, 6841 CP Arnhem, KvK 87733625. Dit is geen bezoeklocatie. Privacyvragen: info@safewebinnovations.nl, onder vermelding van ‘Privacy’.

Voor eigen klantcontact, aanvragen, facturatie en bedrijfsadministratie zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor gegevens die een werkgever of opdrachtgever in PLANIXA laat verwerken, handelen wij doorgaans als verwerker namens die organisatie. De feitelijke verwerking bepaalt de rol.

De klant bepaalt de doeleinden en grondslag van zijn verwerking. Afspraken over verwerking namens klanten worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst; deze privacyverklaring vervangt die overeenkomst niet.

02Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van de gebruikte functies verwerken wij contact- en bedrijfsgegevens, accountgegevens en toegangsrechten, personeels- en contractgegevens, adressen, beschikbaarheid, roosters, diensten, uren, rapportages, berichten en bijlagen.

Ook kunnen administratieve en financiële gegevens, dossier- en aanvraaggegevens en technische beveiligingsregistraties worden verwerkt. Niet iedere categorie is bij iedere gebruiker van toepassing.

De klant beperkt invoer tot noodzakelijke en rechtmatige gegevens. Gezondheidsgegevens, identiteitsdocumenten en strafrechtelijke gegevens mogen alleen worden verwerkt wanneer de klant daarvoor een passende wettelijke grondslag en toereikende waarborgen heeft. Vermijd onnodige medische details of gevoelige informatie in vrije tekstvelden.

03Doeleinden en grondslagen

Voor eigen doeleinden verwerken wij gegevens om vragen en aanvragen te behandelen, overeenkomsten uit te voeren, te factureren, ondersteuning te bieden, de dienstverlening te beveiligen en rechtsvorderingen te behandelen.

De grondslag is afhankelijk van het doel: uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang of toestemming. Bij gerechtvaardigd belang wegen wij onze belangen af tegen de privacybelangen van betrokkenen.

Klantomgevingen verwerken wij volgens de overeenkomst en gedocumenteerde instructies van de klant. Wij verkopen die gegevens niet en gebruiken ze niet zelfstandig voor reclame. Er worden in PLANIXA geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten beoogd die juridische of vergelijkbaar wezenlijke gevolgen voor betrokkenen hebben; de klant blijft verantwoordelijk voor zijn beslissingen.

04Toegang en delen van informatie

Toegang binnen klantomgevingen is afhankelijk van accountrollen en rechten. De klant bepaalt welke bevoegde gebruikers worden toegelaten en welke informatie wordt gedeeld.

Technische toegang kan noodzakelijk zijn voor ondersteuning, onderhoud, beveiliging en onderzoek naar storingen. Toegang behoort beperkt te blijven tot wat voor dat doel nodig is.

Bij ingeschakelde e-mailverzending of externe koppelingen worden de daarvoor benodigde gegevens aan de gekozen dienst of ontvanger verstrekt. De klant controleert ontvangers en instellingen.

Wij kunnen informatie verstrekken wanneer de wet dit verplicht of wanneer dit noodzakelijk is voor een rechtmatige rechtsvordering.

05PLANIXA-nieuwsbrief

U kunt zich vrijwillig aanmelden voor de PLANIXA-nieuwsbrief over productupdates, nieuwe functies en praktische tips. Wij gebruiken hiervoor uw e-mailadres en bewaren de aanmeld- en bevestigingsstatus. De inschrijving wordt pas actief nadat u de link uit de bevestigingsmail heeft geopend en uw aanmelding heeft bevestigd.

Een klantaccount of contactaanvraag schrijft u niet automatisch in. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. Na afmelding versturen wij geen nieuwe nieuwsbrieven naar uw adres. Voor de verwerking van uw inschrijving en de verzending gebruiken wij de e-maildienst Resend.

06Technische diensten en ontwikkeltools

OpenAI / Sites: de publicatie- en beheeromgeving waarmee PLANIXA wordt onderhouden en aangeboden. OpenAI Codex wordt gebruikt als hulpmiddel bij ontwikkeling en technisch onderhoud.

Cloudflare: infrastructuur voor de webapplicatie, met Workers, D1 voor databaseopslag en R2 voor bestandsopslag.

Resend: de in PLANIXA geïntegreerde dienst voor transactionele e-mail, zoals accountberichten en dienstrapporten, wanneer deze is geconfigureerd. Hiervoor kunnen ontvanger, afzender en berichtinhoud worden verwerkt.

Mijndomein.nl: registratie van de domeinnaam. Domeinregistratie alleen betekent niet dat deze partij toegang heeft tot personeelsdossiers.

Visual Studio Code: de code-editor voor softwareontwikkeling. Gebruik als lokale editor maakt deze tool niet automatisch tot verwerker van gegevens uit de live klantomgeving. Extensies en afzonderlijk ingeschakelde diensten kunnen een andere rol hebben.

Een ontwikkeltool is niet automatisch een subverwerker voor alle klantgegevens. Als persoonsgegevens voor ondersteuning of ontwikkeling aan een externe dienst worden verstrekt, moet die verwerking afzonderlijk worden beoordeeld en beperkt.

De specifieke contractuele rollen, subverwerkersafspraken en verwerkingslocaties van deze diensten worden nog nader vastgesteld. Deze opsomming is daarom een technisch overzicht, geen verklaring dat alle vereiste verwerkersafspraken al zijn afgerond.

07Internationale verwerking

Een Nederlands bedrijfsadres of een .nl-domein betekent niet dat alle technische verwerking uitsluitend in Nederland plaatsvindt. Internationale dienstverleners kunnen verwerking buiten de Europese Economische Ruimte meebrengen.

De exacte locaties en toepasselijke doorgiftewaarborgen voor onze inrichting worden nog geverifieerd. Wij doen daarom geen toezegging dat alle gegevens uitsluitend in Nederland of de EU worden verwerkt.

Waar doorgifte buiten de EER plaatsvindt, zijn toepasselijke AVG-waarborgen vereist. Algemene privacydocumentatie van een leverancier bewijst op zichzelf niet dat iedere inrichting of doorgifte daarmee is afgedekt. Neem voor concrete afspraken vóór verwerking van echte personeelsgegevens contact met ons op.

08Beveiliging en doorontwikkeling

Informatiebeveiliging heeft de hoogste prioriteit. Wij richten de dienstverlening op passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met aard, omvang en risico’s van de verwerking.

De applicatie kent rolgebonden toegang, beveiligde sessies en extra authenticatie voor daarvoor ingerichte gevoelige handelingen. Gebruikers blijven verantwoordelijk voor veilige inlogmiddelen en het direct melden van vermoedelijk misbruik.

Wij investeren als jonge onderneming in verdere professionalisering, klantfeedback en beoordeling van relevante beveiligingsontwikkelingen. Nieuwe technieken worden zorgvuldig beoordeeld voordat zij worden toegepast. Onze ontwikkelfase doet niets af aan wettelijke verplichtingen.

Een traject richting ISO 27001 staat op onze ontwikkelagenda. Safe Web Innovations en PLANIXA zijn niet ISO 27001-gecertificeerd. Er is geen gegarandeerde certificeringsdatum.

Geen systeem is volledig risicovrij. Deze verklaring garandeert geen foutloze beveiliging, automatische dagelijkse back-ups of volledig online herstel.

09Bewaring, beëindiging en back-ups

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel, tenzij een wettelijke verplichting of onderbouwde noodzaak langere bewaring vereist.

Voor klantcontact en ondersteuning is het criterium de duur van de aanvraag of klantrelatie en de tijd die noodzakelijk is voor afronding, klachten en geschillen. Voor administratie geldt de toepasselijke wettelijke bewaarplicht.

Voor gegevens binnen klantomgevingen volgen wij rechtmatige instructies en afspraken in de verwerkersovereenkomst. Concrete afspraken over beëindiging, teruggave, verwijdering en resterende back-upbewaring moeten vóór gebruik met echte persoonsgegevens worden vastgelegd. Er is geen algemene automatisch uitgevoerde verwijdertermijn toegezegd.

De websiteanalyse is ingericht met een bewaartermijn van negentig dagen; oude registraties worden bij verwerking van nieuwe meetgegevens opgeschoond. Dit is geen toezegging van een aparte dagelijkse opschoontaak.

Een bedrijfsexport in Excel of CSV is geen volledige herstelback-up. Een handmatig gedownloade eigenaarback-up kan gegevens van alle bedrijven bevatten. De eigenaar moet het versleutelde bestand en het aparte wachtwoord veilig bewaren; lokaal uitgepakte kopieën bevatten onversleutelde gegevens.

10Cookies, voorkeuren en websiteanalyse

Functionele cookies ondersteunen inloggen en extra authenticatie. De eigen accountsessie heeft een geldigheidsduur van twaalf uur; een tijdelijke authenticatie-uitdaging tien minuten. Andere gebruikte aanmelddiensten kunnen eigen functionele cookies gebruiken.

Browseropslag kan taal-, interface- en installatievoorkeuren onthouden. Gebruikers kunnen deze via hun browser wissen.

De website heeft eigen metingen van paginaweergaven, klikken en actieve bezoeken. Deze bevatten onder meer het bezochte pad, verwijzende website of campagnebron, apparaattype, browser en een gemaskeerd IP-adres. Een afgeleide bezoekerscode is gepseudonimiseerd, niet noodzakelijk anoniem.

De meting respecteert een door de browser doorgegeven Do Not Track- of Global Privacy Control-signaal. De eigen meetcode gebruikt geen afzonderlijke trackingcookie. Cookieloos meten betekent niet dat geen persoonsgegevens worden verwerkt.

Wij gebruiken de metingen voor inzicht in websitegebruik en misbruikpreventie, op basis van gerechtvaardigd belang voor zover toegestaan. Waar toestemming wettelijk vereist is, is voorafgaande toestemming nodig. U kunt bezwaar maken via ons privacyadres.

11Uw privacyrechten

Afhankelijk van de wettelijke voorwaarden heeft u recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Toestemming kan worden ingetrokken zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Voor gegevens die wij namens een werkgever of opdrachtgever verwerken, is die organisatie doorgaans het eerste aanspreekpunt. Ontvangen wij zelf een verzoek, dan helpen wij dit bij de juiste organisatie terecht te laten komen en verlenen wij passende medewerking.

Voor verzoeken om persoonsgegevens in PLANIXA te laten verwijderen of anonimiseren kunt u schrijven naar security@planixa.nl. Gaat het om gegevens die uw werkgever of opdrachtgever beheert, dan stemmen wij het verzoek waar nodig met die organisatie af. Verwijdering of anonimisering wordt beoordeeld met inachtneming van toepasselijke bewaarbehoeften en wettelijke verplichtingen. Dit is een verzoekprocedure; het indienen van een verzoek betekent niet dat alle gegevens automatisch worden verwijderd.

Voor onze eigen verwerkingen kunt u schrijven naar info@safewebinnovations.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Een wettelijk toegestane verlenging wordt gemotiveerd meegedeeld. Wij kunnen proportionele aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen; stuur niet uit eigen beweging een volledige identiteitskopie.

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12Incidenten, wijzigingen en contact

Meld vermoedelijke datalekken of accountmisbruik direct via info@safewebinnovations.nl of security@planixa.nl. Bij verwerking namens klanten informeren wij de betreffende klant zonder onredelijke vertraging volgens de toepasselijke verplichtingen en afspraken.

Deze verklaring kan worden aangepast bij gewijzigde dienstverlening of wettelijke eisen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij betrokken klanten op een passende manier.

Safe Web Innovations · Sterremuurpad 6, 6841 CP Arnhem · KvK 87733625 · info@safewebinnovations.nl · +31 (0)6 15 0330 59.